La Netiquette mail 

netiquette les emails

Qui n’a pas été confronté à la relecture d’une messagerie bourrée de titres d’émail illisibles et pleins de RE RE FWD… ou pire de sujets non explicites ? Pour éviter cela découvrez les règles en matière d’émail.
Pour faciliter la communication par email appliquez des règles simples afin de faciliter le suivi de vos conversations et respecter vos interlocuteurs.
Ces règles sont informelles sur le net à vous de juger si vous appliquez ou pas la charte de politesse et de bonne conduite que je vous résume pour encadrer votre communication par émail.

Donner un objet (titre) explicite à votre email

Le titre ou objet devra être en rapport avec le contenu.
Considérez l’objet comme un résumé de votre émail. D’un coup d’oeil, l’utilisateur doit comprend de quoi vous allez lui parler. Ceci permettra de s’y retrouver dans la suite des conversations.

Exemples :
– Pour l’envoi d’un document en pièce jointe le titre pourrait être » textes du site en pj version 1″.
– Pour envoyer un rectificatif de ce texte 1, changez d’objet et mettre « texte du site version texte 2 en pj « .
Prendre soin de nommer le fichier joint « version 2 ». Valable pour s’y retrouver dans ses documents aussi…

Evitez de rédiger des objets NON explicites pour votre interlocuteur (et vous même parfois).
Un exemple d’ objet sans intérêt :
« Email de MP pour VS du 15.05.2020 à 18h32 « .
Vous souriez ? Si si je l’ai vu…

A faire à la place :
Décrivez clairement le contenu de l’email.
La date et l’heure de l’envoi seront de toutes façon incluses dans l’émail.
L’expéditeur (vous) est connu…de vous, et le destinataire est aussi identifiable dans l’émail. Pas la peine de surcharger l’objet de ces infos.
Exemples d’objets clairs : 
« Textes du site V1 »   ou « Résumé de la réunion du 12/04/2021 » 

A contenu différent, sujet différent

Ne jamais répondre à un email en gardant un vieil objet (titre) pour un nouveau contenu de message.
C’est désagréable d’avoir à fouiller dans un inventaire de RE. RE RE pour trouver enfin les infos convoitées.
Même si les clients de messagerie sont dotés d’un moteur de recherche, c’est plus respectueux pour votre interlocuteur.

Séparez donc bien les conversations !
Vous commencez un nouveau sujet, rédigez un émail neuf avec son objet bien identifié comme indiqué ci-dessus.

Légèreté, courtoisie et sobriété

Faites court.
L’email est un moyen rapide de communiquer. Rédigez 25/30 lignes maxi.
Pour expliquer un long déroulé, le courrier en pièce jointe peut être plus approprié.

Soyez courtois : n’oubliez pas la politesse.
Bonjour pour commencer.
Finissez par une formule courte pour conclure : cordialement, salutation, amitiés…

Proscrire les formules de salutations adaptées aux courriers comme « je vous prie de bien vouloir agréer l’expression de mon pompeux cirage de chaussures ».

 Répondez aux emails

Un simple merci accuse réception d’un émail. N’oubliez pas que votre client ou fournisseur attend une réponse. Informez-le de la réception de votre message même si vous avez besoin de temps pour une réponse argumentée.

De plus, les filtres anti spam pouvant bloquer un courriel, vous rassurez votre interlocuteur en répondant.

Attention à l’insertion de smileys et/ ou images clignotantes.
Cela donne un air ringard à votre communication : vous allez passer pour un bleu qui découvre l’internet.

Orthographe, style et interprétation de vos écrits

Pas de style sms, relisez-vous, soignez vos phrases. Soyez attentif à l’orthographe.

Attention à l’humour et aux ambiguïtés : comme tout écrit, vous pouvez être mal interprété.

Ne profitez pas non plus d’un émail pour tenter de régler un conflit. Votre écran n’est pas un refuge, optez pour un appel téléphonique ou un contact direct.

Evitez le tout en majuscules : sur internet, les majuscule sont considérées comme si vous CRIEZ !

Evitez de participer aux chaines

Une chaîne c’est quoi ?
Vous recevez un émail avec une tournure du type : « Envoie ça à tes contacts ou il t’arrivera… « . Avec la menace de ce que tu vas subir si tu ne fais pas passer le message !
Vous avez un beau Pourriel devant vous. 

Réfléchissez à deux fois avant de faire passer cette chaîne idiote qui va encombrer les serveurs de messagerie et contribuer à une dépense d’énergie inutile, faire perdre du temps à cette brave secrétaire…
Ou pire venir grossir la liste des adresses récupérées par les spammeurs.

Par pitié  pour la planète ! Rompez les chaînes !

Ne partagez pas bêtement
Contrôlez l’origine de l’info

Ce conseil est valable pour les réseaux sociaux.
L’exemple type de l’info inutilement partagée serait celle du chien perdu il y a 3 ans.
Vous recevez un émail avec un lien vers une info d’un chien qui a fuit le domicile de ses maître le week end dernier avec lien vers une annonce et photo.
Votre bon coeur vous dit de diffuser au maximum afin d’aider. Vérifier sur le lien la date de l’événement vous évitera de distribuer une info erronée ou plus très fraîche. Cliquez sur le lien et contrôlez ce que vous allez partager ! Votre crédibilité est en jeu…

Fichiers joints

Contrôlez le poids de vos fichiers joints

La plupart des messageries imposent un poids limité. Il convient donc de veiller à ne pas envoyer de message au poids manifestement trop lourd. D’ailleurs il risque fort de rester bloqué dans votre client de messagerie. En général la limite est de 10 Mo. Au dela utilisez un service d’envoi de fichiers lourds comme wetransfer  qui permet d’envoyer de trés gros fichiers. 

Il est aussi possible de placer vos fichiers lourds sur Google drive, Dropbox…ou tout espace de stockage dans le cloud, et donner un lien pour télécharger le document.

Compressez vos fichiers

Toujours dans un soucis de légèreté, mais aussi pour regrouper plusieurs pièces jointes, optez pour une compression performante : zip gzip.

Restez standardisé

Envoyez vos fichiers dans des formats lisibles par tous.
Exemple : une maquette sera envoyée en pdf ou jpeg et pas dans le format de travail de votre logiciel de PAO. Il est probable que votre interlocuteur ne soit pas équipé pour l’ouvrir. Ce qui risque de générer agacement et perte de temps…

Si un document n’a pas besoin d’être modifié, privilégiez .pdf.

Copies cachées

Vous devez envoyer un courriel à plusieurs personnes. Mettez leurs adresses émail en copies cachées afin de ne pas dévoiler les adresses émail de tous vos contacts. (Fonction Cci ou Bcc.)

Ceci va le sens de maintenir la confidentialité des adresses émail, mais aussi limitera le spam dans le cas ou un de vos interlocuteur soit victime d’un détournement de son client de messagerie par un logiciel malicieux.

Cette façon de faire va aussi être une bonne prévention au fait qu’un de vos destinataires puisse envoyer sa réponse à tous vos interlocuteurs par erreur.

Pourquoi cette fiche pédagogique ?

De nombreuses personnes n’appliquant pas ces règles de gestion des emails vous ont fait perdre du temps.
Il a fallu faire des recherches, éplucher les contenus et finir par retrouver les infos dans un email dont le sujet n’avait rien à voir.
Alors commencez vous-mêmes par appliquer de bonnes méthodes !
Soyez productifs !
Adoptez une bonne organisation de vos sujets d’email, respectez ces règles simples pour travailler mieux.
C’est rapide, facile…
Cela fera plaisir à vos contacts et clients !

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Contact : 06 1783 3675  

Du lundi au vendredi 9h à 17h. En dehors de ces horaires, laissez un message.

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